Foires aux questions
Voici les questions qui nous sont le plus fréquemment posées. Cette section sera bonifiée au fil du temps.
Éthique et gouvernance
Assemblée générale annuelle
Une assemblée générale annuelle doit être organisée dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière de l’organisme. La convocation doit être faite selon les statuts et règlements de son organisme.
Oui, il est possible, lors de circonstances exceptionnelles, de reporter une AGA au-delà de la période de quatre mois suivant la fin de l’année financière de l’organisme. Toutefois, elle ne peut être tenue au-delà du 31 décembre de l’année en cours. Les raisons doivent être brièvement mentionnées lors de la demande de financement et/ou la reddition de comptes.
Le procès-verbal d’une assemblée générale annuelle doit contenir les éléments suivants :
- La liste des présences
- La vérification du quorum selon les statuts et règlements.
- Une résolution pour l’élection d’une personne à la présidence et au secrétariat de l’assemblée
- Résolution pour adopter l’ordre du jour
- Une résolution pour l’adoption du procès-verbal de l’an dernier
- Une mention concernant le dépôt et/ou l’adoption du rapport annuel
- Une mention concernant le dépôt et/ou l’adoption du plan d’action
- Une mention concernant le dépôt et/ou l’adoption des prévisions budgétaires
- Une mention du dépôt et/ou l’adoption de l’audit ou mission d’examen
- Une résolution pour l’adoption du vérificateur financier pour la prochaine année
- Une résolution pour l’élection d’une personne à la présidence et au secrétariat de l’élection
- L’élection du conseil d’administration
- Une résolution pour lever l’AGA, avec une mention de l’heure à laquelle elle a été levée.
- La signature d’une administratrice ou d’un administrateur
Ceci est un mythe. L’adoption du procès-verbal est en fait la confirmation de l’acceptation par les membres des délibérations de la réunion précédente, et non la conformité. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir assisté à ladite assemblée pour proposer ou appuyer la résolution adoptant un procès-verbal.
Advenant le cas où il n’y a aucune personne ayant participé à la réunion précédente, il est tout de même possible d’adopter le procès-verbal et cela ne compromet pas le développement normal de l’organisation.
La proposition et l’appui de la résolution par une personne présente sont donc une coutume, mais pas une obligation et rien ne nous force à la laisser tomber.
Oui, il est possible et tout à fait légal d’organiser une AGA en ligne. Elle peut être 100% organisée en mode virtuel, ou encore en mode hybride où les membres pourront y participer soit en ligne, ou en présentiel.
Conseil d’administration
La Loi stipule qu’il faut minimalement trois membres pour former un CA. Il s’agit du nombre de personnes minimal requis pour la formation d’un OSBL.
L’élection des membres du conseil d’administration doit se faire lors de l’Assemblée générale annuelle. Si un membre quitte en cours d’année, le siège peut être laissé vacant jusqu’à la prochaine AGA, ou encore, le conseil d’administration peut coopter un nouveau membre pour comble le siège jusqu’à la prochaine AGA.
Voici comment doit se dérouler l’élection du conseil d’administration :
- Les membres adoptent une résolution afin d’élire une personne à la présidence et une autre au secrétariat de l’élection.
- La personne à la présidence est responsable d’animer l’élection et la personne au secrétariat prend les notes qui seront intégrées au procès-verbal. Ils seront également responsables du dépouillement des bulletins de vote.
- Le nombre de personnes élues et les postes sont déterminés par les statuts et règlements.
- Tenir compte que l’élection d’un minimum de trois administratrices et administrateurs est exigée par la loi.
Lors de la démission d’un membre du CA, il est primordial de s’assurer que celle-ci soit consignée dans le procès-verbal et que l’avis soit également transmis au registraire des entreprises. Lorsque le nom d’une personne figure au registraire des entreprises, elle est réputée faire partie du CA.
Pour remplacer la personne démissionnaire, le conseil d’administration peut soit coopter une personne pour combler le poste laissé vacant, soit laisser le poste vacant, si le nombre de membres du CA n’est pas en deçà des trois membres minimum requis par la loi.
Lorsqu’une administratrice ou un administrateur quitte ses fonctions en cours d’année, il est possible de coopter une nouvelle personne qui pourra combler le poste jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
- La cooptation d’une nouvelle personne se fait lors d’une réunion du sein du conseil d’administration.
- Un proposition doit être faite par une administratrice ou administrateur déjà en poste, laquelle doit être adoptée par l’ensemble des membres du conseil.
- La personne cooptée pourra rester en poste jusqu’à la tenue d’élections lors de la prochaine assemblée générale annuelle. Elle pourra soumettre sa candidature à l’assemblée si elle souhaite être réélue.
À noter: Il est recommandé de lancer en premier lieu un large appel à vos membres avant de procéder à une cooptation afin de voir s’il y a des personnes intéressées. Si personne n’est intéressé, il est possible de choisir une personne qui est extérieure à l’organisation avant sa cooptation.
Règlements généraux
Les règlements généraux entrent en vigueur au moment où ils sont adoptés par le CA. Ils le resteront jusqu’à la prochaine AGA (assemblée générale annuelle) où ils devront être entérinés par les membres.
Lorsque les changements des règlements généraux sont présentés aux membres en assemblée générale, ils ne peuvent pas faire l’objet de modifications durant la séance avant d’être adoptés. Les membres doivent les adopter tel que présentés ou les refuser, ils ne peuvent pas modifier. C’est le CA qui devra s’en saisir et revenir ultérieurement avec d’autres propositions.
Les modifications aux lettres patentes doivent d’abord être adoptées par le conseil d’administration, puis en assemblée générale. Ils entreront en vigueur de la même façon que les règlements généraux.
Gestion financière
Organismes en défense collective des droits (DCD)
Si votre actif net non affecté inférieur à 50 % des dépenses totales inscrites aux états financiers (incluant tous les projets), vous n’avez pas besoin d’affecter ces sommes à des projets spéciaux.
Si vous avez des surplus qui doivent être affectés à des projets spéciaux, il n’est pas possible de les affecter à l’amélioration des conditions de travail de vos employé.e.s.
Dans l’article 2.7 de votre protocole, il est indiqué que « les affectations en lien avec le budget de fonctionnement des activités courantes de l’organisme (…) ne sont pas acceptables », ce qui comprend les frais salariaux.
Cela dit, les affectations pour des activités spécifiques ponctuelles et non récurrentes sont acceptables dans un horizon de 5 ans. Ainsi, s’il est plus difficile de saisir l’aspect temporaire et non récurent d’une bonification d’un régime de retraite, une prime COVID, pourrait très bien s’inscrire dans un projet ponctuel et non récurrent, malgré que cela touche les frais salariaux.
Selon l’article 2.1 de votre protocole, « le soutien financier accordé par le SACAIS ne peut pas être utilisé pour combler un déficit accumulé ou pour l’acquisition, la rénovation ou la réparation de biens immobiliers et de véhicules de transport ». Donc à priori, la réponse est non.
Cela dit, si la gestion du bâtiment génère des surplus (le paiement des loyers par exemple), ces derniers peuvent être affectés à des projets d’immobilisation (dans la mesure où ces surplus sont rattachés au bâtiment ou à toutes autres sources de revenus autres que celle du SACAIS).
Dans vos états financiers, le SACAIS devrait être en mesure de distinguer les fonds dédiés à la mission de l’organisme (les frais généraux, salariaux et ceux rattachés aux volets de la mission sociale) et ceux à la gestion de votre bâtiment communautaire. On vous suggère, si cela est possible, de tenir une comptabilité distincte (par fonds), ce qui prouvera hors de tout doute que les fonds affectés à vos projets d’immobilisation proviennent d’autres sources de financement que ceux du SACAIS.
Si cela n’est pas possible, assurez-vous d’être capable de démontrer que les fonds affectés ne proviennent pas du soutien accordé par le SACAIS, en fournissant par exemple un document annexé de la gestion du bâtiment ou en vous assurant que le SACAIS soit capable de comprendre que vos affectations proviennent de vos autres sources de financement.
À titre d’exemple, votre subvention du SACAIS est de 120 000$, vous avez des revenus de 350 000$, vous faites des affectations pour l’entretien de votre bâtisse à hauteur de 40 000 $. Le SACAIS est en mesure de comprendre que cette affectation ne se fait pas à même sa subvention. (350 000 $ -120 000 $ = 230 000 $ de revenu autonome).
Par contre, votre subvention est de 120 000$, vous avez un revenu total de 150 000$ et vous affectez un montant de 40 000 $ à la gestion de votre bâtisse. Le SACAIS va considérer que 10 000$ de cette affectation provient de votre subvention. Cette situation sera questionnée. (150 000 $ – 120 000 $ = 30 000$ de revenus autonome).
Planification
Le plan stratégique: il met de l’avant tout ce qui touche à la mission, les valeurs et la vision à long terme de l’organisme.
Le plan d’action: il met en place, chaque année, ce qu’il faut réaliser pour maintenir le cap.
Le plan de travail: il organise et planifie les tâches au quotidien pour le concrétiser.
Planification stratégique
La planification stratégique est une démarche démocratique qui permet la participation des différents acteurs de l’organisation à la détermination des objectifs à atteindre et des moyens pour y parvenir. Il s’agit, en d’autres mots, de s’organiser pour réaliser notre vision idéale de notre organisation. Ainsi, grâce à un exercice de planification réussie nous sommes en mesure de savoir d’où nous partons, où nous en sommes, où nous allons, pourquoi et comment nous y allons.
Source: Centre St-Pierre
Le plan stratégique témoigne de l’analyse, des enjeux et de la stratégie identifiés. Le rapport peut prendre plusieurs formes, mais il doit permettre aux personnes de comprendre et de saisir vos objectifs stratégiques pour les prochaines années, leurs délais de réalisation, les ressources affectées, les indicateurs de mesure de leur réalisation, les personnes responsables des différentes étapes, etc.
Source: Centre St-Pierre
Plan d’action
Le plan d’action vise l’actualisation de la mission de l’organisme sur une base annuelle. Il permet de planifier tous les programmes, la vie associative et la gestion au cours de l’année en cours.
C’est donc un processus au cours duquel l’organisation décide les priorités, objectifs et résultats visés au cours d’une année, ainsi que la stratégie (moyens/activités) pour y arriver (ainsi que les ressources disponibles et les mécanismes pour suivre et vérifier l’atteinte des résultats). Le document qui résulte du processus se nomme « Plan d’action annuel ».
Source: Centre St-Pierre
Plan de travail
Le plan de travail consiste à une opérationnalisation du plan d’action. Le plan de travail permet de découper le plan d’action en étapes (hebdomadaires, mensuels, trimestriels, etc.) et d’identifier toutes les tâches à faire pour le concrétiser.
C’est donc un processus au cours duquel la personne gestionnaire et son équipe précisent en détail toutes les opérations (tâches) à effectuer dans le cadre de chaque activité et décident qui fera quoi (responsable) et quand (calendrier). Le document qui résulte de ce processus se nomme « Plan de travail ».
Reddition de comptes
Finances
Le rapport financier doit être produit dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière. Il doit être adopté par le conseil d’administration et il doit être déposé et/ou adopté lors de l’assemblée générale annuelle.
Des États financiers complets et conformes aux normes comptables et incluant notamment un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires et un état détaillant les contributions gouvernementales.
Voici le type de vérification comptable qui doit être fait basé sur le financement provenant du gouvernement du Québec:
- Inférieur à 25 000$: mission de compilation
- Entre 25 000$ et 149 999$: mission d’examen
- Égal ou supérieur à 150 000$: mission d’audit
Lorsque le budget annuel de l’organisme dépasse les 150 000$ de revenus, un audit doit être produit. L’audit doit être produit par un comptable professionnel agréé (CPA) titulaire d’un permis de comptabilité publique. L’audit fournit une assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d’anomalies significatives.
Il est obligatoire de conserver les registres financier un minimum de six (6) ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent?
Organismes en défense collective des droits (DCD)
Il y a en tous quatre critères de reddition de comptes en défense collective des droits. Les organismes doivent réaliser trois sur quatre.
- L’éducation populaire autonome (obligatoire)
- La mobilisation sociale (obligatoire)
- L’analyse politique non-partisane
- La représentation politique
Voici la liste des documents à fournir dans le cadre de votre reddition de comptes auprès du SACAIS
- Résolution du CA appuyant la demande et désignant le signataire
- Résolution du CA pour l’adoption du rapport financier
- Résolution du CA pour l’adoption du rapport d’activités
- Lettres patentes et règlements généraux (si modifiés)
- Rapport d’activité (avec identité visuelle du gouvernement du Québec conforme)
- Rapport financier
- Prévisions budgétaires
- Plan d’action
- Liste des membres du conseil d’administration
- Procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle
Prochaines activités
19
NOV
Lancement du service Espace communautaire et webinaire sur la reddition de comptes
13:30 - 14:3024
FéV
(PRISE 2!) RENCONTRE D’ÉCHANGES: LA REDDITION DE COMPTES ET LES RELATIONS AVEC LE SACAIS
13:00 - 15:3021
AVR
29
AVR
10
MAI
18
MAI
25
MAI
02
JUIN
31
AOûT
15
SEPT
Rencontre d'échanges sur la reddition de compte et des relations avec le SACAIS
13:30 - 15:3022
SEPT
28
SEPT
Gérez efficacement les communications et la promotion de votre OSBL avec des outils gratuits : un aperçu
14:00 - 16:0006
OCT
« Face à tous ces enjeux, qu’est-ce qu’on fait? » - Introduction à l’éducation populaire autonome
13:30 - 15:3013
OCT
27
OCT
Préparer la relève : transfert des expertises et des pratiques d'éducation populaire et d'action communautaire autonome
13:30 - 15:3010
NOV
17
NOV
08
DéC
La reddition de compte en défense collective des droits : comment répondre aux exigences sans se casser la tête?
13:30 - 15:30Il n'y a aucune activité de prévue pour la date sélectionnée, veuillez sélectionner une autre date.