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Foires aux questions

Voici les questions qui nous sont le plus fréquemment posées. Cette section sera bonifiée au fil du temps.

Éducation populaire et transformation sociale

À venir

Éthique et gouvernance

Assemblée générale annuelle

Une assemblée générale annuelle doit être organisée dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière de l’organisme. La convocation doit être faite selon les statuts et règlements de son organisme.

Oui, il est possible, lors de circonstances exceptionnelles, de reporter une AGA au-delà de la période de quatre mois suivant la fin de l’année financière de l’organisme. Toutefois, elle ne peut être tenue au-delà du 31 décembre de l’année en cours. Les raisons doivent être brièvement mentionnées lors de la demande de financement et/ou la reddition de comptes.

Le procès-verbal d’une assemblée générale annuelle doit contenir les éléments suivants :

  1. La liste des présences
  2. La vérification du quorum selon les statuts et règlements.
  3. Une résolution pour l’élection d’une personne à la présidence et au secrétariat de l’assemblée
  4. Résolution pour adopter l’ordre du jour
  5. Une résolution pour l’adoption du procès-verbal de l’an dernier
  6. Une mention concernant le dépôt et/ou l’adoption du rapport annuel
  7. Une mention concernant le dépôt et/ou l’adoption du plan d’action
  8. Une mention concernant le dépôt et/ou l’adoption des prévisions budgétaires
  9. Une mention du dépôt et/ou l’adoption de l’audit ou mission d’examen
  10. Une résolution pour l’adoption du vérificateur financier pour la prochaine année
  11. Une résolution pour l’élection d’une personne à la présidence et au secrétariat de l’élection
  12. L’élection du conseil d’administration
  13. Une résolution pour lever l’AGA, avec une mention de l’heure à laquelle elle a été levée.
  14. La signature d’une administratrice ou d’un administrateur

Ceci est un mythe. L’adoption du procès-verbal est en fait la confirmation de l’acceptation par les membres des délibérations de la réunion précédente, et non la conformité. Il n’est donc pas nécessaire d’avoir assisté à ladite assemblée pour proposer ou appuyer la résolution adoptant un procès-verbal.

Advenant le cas où il n’y a aucune personne ayant participé à la réunion précédente, il est tout de même possible d’adopter le procès-verbal et cela ne compromet pas le développement normal de l’organisation.

La proposition et l’appui de la résolution par une personne présente sont donc une coutume, mais pas une obligation et rien ne nous force à la laisser tomber.

Oui, il est possible et tout à fait légal d’organiser une AGA en ligne. Elle peut être 100% organisée en mode virtuel, ou encore en mode hybride où les membres pourront y participer soit en ligne, ou en présentiel.

Conseil d’administration

La Loi stipule qu’il faut minimalement trois membres pour former un CA. Il s’agit du nombre de personnes minimal requis pour la formation d’un OSBL.

L’élection des membres du conseil d’administration doit se faire lors de l’Assemblée générale annuelle. Si un membre quitte en cours d’année, le siège peut être laissé vacant jusqu’à la prochaine AGA, ou encore, le conseil d’administration peut coopter un nouveau membre pour comble le siège jusqu’à la prochaine AGA.

Voici comment doit se dérouler l’élection du conseil d’administration :

  1. Les membres adoptent une résolution afin d’élire une personne à la présidence et une autre au secrétariat de l’élection.
  2. La personne à la présidence est responsable d’animer l’élection et la personne au secrétariat prend les notes qui seront intégrées au procès-verbal. Ils seront également responsables du dépouillement des bulletins de vote.
  3. Le nombre de personnes élues et les postes sont déterminés par les statuts et règlements.
  4. Tenir compte que l’élection d’un minimum de trois administratrices et administrateurs est exigée par la loi.

Lors de la démission d’un membre du CA, il est primordial de s’assurer que celle-ci soit consignée dans le procès-verbal et que l’avis soit également transmis au registraire des entreprises. Lorsque le nom d’une personne figure au registraire des entreprises, elle est réputée faire partie du CA.

Pour remplacer la personne démissionnaire, le conseil d’administration peut soit coopter une personne pour combler le poste laissé vacant, soit laisser le poste vacant, si le nombre de membres du CA n’est pas en deçà des trois membres minimum requis par la loi.

Lorsqu’une administratrice ou un administrateur quitte ses fonctions en cours d’année, il est possible de coopter une nouvelle personne qui pourra combler le poste jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.

  1. La cooptation d’une nouvelle personne se fait lors d’une réunion du sein du conseil d’administration.
  2. Un proposition doit être faite par une administratrice ou administrateur déjà en poste, laquelle doit être adoptée par l’ensemble des membres du conseil.
  3. La personne cooptée pourra rester en poste jusqu’à la tenue d’élections lors de la prochaine assemblée générale annuelle. Elle pourra soumettre sa candidature à l’assemblée si elle souhaite être réélue.

À noter: Il est recommandé de lancer en premier lieu un large appel à vos membres avant de procéder à une cooptation afin de voir s’il y a des personnes intéressées. Si personne n’est intéressé, il est possible de choisir une personne qui est extérieure à l’organisation avant sa cooptation.

Règlements généraux

Les règlements généraux entrent en vigueur au moment où ils sont adoptés par le CA. Ils le resteront jusqu’à la prochaine AGA (assemblée générale annuelle) où ils devront être entérinés par les membres.

Lorsque les changements des règlements généraux sont présentés aux membres en assemblée générale, ils ne peuvent pas faire l’objet de modifications durant la séance avant d’être adoptés. Les membres doivent les adopter tel que présentés ou les refuser, ils ne peuvent pas modifier. C’est le CA qui devra s’en saisir et revenir ultérieurement avec d’autres propositions.

Les modifications aux lettres patentes doivent d’abord être adoptées par le conseil d’administration, puis en assemblée générale. Ils entreront en vigueur de la même façon que les règlements généraux.

Gestion financière

Organismes en défense collective des droits (DCD)

Si votre actif net non affecté inférieur à 50 % des dépenses totales inscrites aux états financiers (incluant tous les projets), vous n’avez pas besoin d’affecter ces sommes à des projets spéciaux.

Si vous avez des surplus qui doivent être affectés à des projets spéciaux, il n’est pas possible de les affecter à l’amélioration des conditions de travail de vos employé.e.s.

Dans l’article 2.7 de votre protocole, il est indiqué que « les affectations en lien avec le budget de fonctionnement des activités courantes de l’organisme (…) ne sont pas acceptables », ce qui comprend les frais salariaux.

Cela dit, les affectations pour des activités spécifiques ponctuelles et non récurrentes sont acceptables dans un horizon de 5 ans. Ainsi, s’il est plus difficile de saisir l’aspect temporaire et non récurent d’une bonification d’un régime de retraite, une prime COVID, pourrait très bien s’inscrire dans un projet ponctuel et non récurrent, malgré que cela touche les frais salariaux.

Selon l’article 2.1 de votre protocole, « le soutien financier accordé par le SACAIS ne peut pas être utilisé pour combler un déficit accumulé ou pour l’acquisition, la rénovation ou la réparation de biens immobiliers et de véhicules de transport ».  Donc à priori, la réponse est non.

Cela dit, si la gestion du bâtiment génère des surplus (le paiement des loyers par exemple), ces derniers peuvent être affectés à des projets d’immobilisation (dans la mesure où ces surplus sont rattachés au bâtiment ou à toutes autres sources de revenus autres que celle du SACAIS).

Dans vos états financiers, le SACAIS devrait être en mesure de distinguer les fonds dédiés à la mission de l’organisme (les frais généraux, salariaux et ceux rattachés aux volets de la mission sociale) et ceux à la gestion de votre bâtiment communautaire. On vous suggère, si cela est possible, de tenir une comptabilité distincte (par fonds), ce qui prouvera hors de tout doute que les fonds affectés à vos projets d’immobilisation proviennent d’autres sources de financement que ceux du SACAIS.

Si cela n’est pas possible, assurez-vous d’être capable de démontrer que les fonds affectés ne proviennent pas du soutien accordé par le SACAIS, en fournissant par exemple un document annexé de la gestion du bâtiment ou en vous assurant que le SACAIS soit capable de comprendre que vos affectations proviennent de vos autres sources de financement.

À titre d’exemple, votre subvention du SACAIS est de 120 000$, vous avez des revenus de 350 000$, vous faites des affectations pour l’entretien de votre bâtisse à hauteur de 40 000 $. Le SACAIS est en mesure de comprendre que cette affectation ne se fait pas à même sa subvention. (350 000 $ -120 000 $ = 230 000 $ de revenu autonome).

Par contre, votre subvention est de 120 000$, vous avez un revenu total de 150 000$ et vous affectez un montant de 40 000 $ à la gestion de votre bâtisse. Le SACAIS va considérer que 10 000$ de cette affectation provient de votre subvention. Cette situation sera questionnée. (150 000 $ – 120 000 $ = 30 000$ de revenus autonome).

Planification

À venir!

Reddition de comptes

Finances

Le rapport financier doit être produit dans les quatre mois suivant la fin de l’année financière. Il doit être adopté par le conseil d’administration et il doit être déposé et/ou adopté lors de l’assemblée générale annuelle.

Des États financiers complets et conformes aux normes comptables et incluant notamment un bilan, un état des résultats, les notes complémentaires et un état détaillant les contributions gouvernementales.

Voici le type de vérification comptable qui doit être fait basé sur le financement provenant du gouvernement du Québec:

  • Inférieur à 25 000$: mission de compilation
  • Entre 25 000$ et 149 999$: mission d’examen
  • Égal ou supérieur à 150 000$: mission d’audit

Lorsque le budget annuel de l’organisme dépasse les 150 000$ de revenus, un audit doit être produit. L’audit doit être produit par un comptable professionnel agréé (CPA) titulaire d’un permis de comptabilité publique. L’audit fournit une assurance raisonnable que les états financiers sont exempts d’anomalies significatives.

Il est obligatoire de conserver les registres financier un minimum de six (6) ans après la fin de l’année à laquelle ils se rapportent?

Organismes en défense collective des droits (DCD)

Il y a en tous quatre critères de reddition de comptes en défense collective des droits. Les organismes doivent réaliser trois sur quatre.

  1. L’éducation populaire autonome (obligatoire)
  2. La mobilisation sociale (obligatoire)
  3. L’analyse politique non-partisane
  4. La représentation politique

Voici la liste des documents à fournir dans le cadre de votre reddition de comptes auprès du SACAIS

  1. Résolution du CA appuyant la demande et désignant le signataire
  2. Résolution du CA pour l’adoption du rapport financier
  3. Résolution du CA pour l’adoption du rapport d’activités
  4. Lettres patentes et règlements généraux (si modifiés)
  5. Rapport d’activité (avec identité visuelle du gouvernement du Québec conforme)
  6. Rapport financier
  7. Prévisions budgétaires
  8. Plan d’action
  9. Liste des membres du conseil d’administration
  10. Procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle

Ressources humaines

À venir!

Prochaines activités

19

NOV

Lancement du service Espace communautaire et webinaire sur la reddition de comptes

13:30 - 14:30

S’inscrire

24

FéV

(PRISE 2!) RENCONTRE D’ÉCHANGES: LA REDDITION DE COMPTES ET LES RELATIONS AVEC LE SACAIS

13:00 - 15:30

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21

AVR

COMPLET - Échelle et politique salariale

10:00 - 12:00

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29

AVR

COMPLET! - Établir un plan d'action

10:00 - 12:00

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10

MAI

Gestion de sa vie associative à distance : employés, bénévoles et membres

13:30 - 15:30

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18

MAI

Produire son Rapport d'activités: plus qu'une formalité

13:30 - 15:30

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25

MAI

Comment organiser et animer une assemblée générale en ligne?

13:00 - 16:00

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02

JUIN

La communication bienveillante en temps de pandémie

13:30 - 15:30

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31

AOûT

La bienveillance envers soi-même en temps de pandémie

13:30 - 15:30

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15

SEPT

Rencontre d'échanges sur la reddition de compte et des relations avec le SACAIS

13:30 - 15:30

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22

SEPT

Évaluation du personnel: appréciation et contribution

13:30 - 15:30

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28

SEPT

Gérez efficacement les communications et la promotion de votre OSBL avec des outils gratuits : un aperçu

14:00 - 16:00

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06

OCT

« Face à tous ces enjeux, qu’est-ce qu’on fait? » - Introduction à l’éducation populaire autonome

13:30 - 15:30

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13

OCT

Rencontre d'échanges sur la reddition de comptes et la gestion des surplus

13:30 - 15:30

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27

OCT

Préparer la relève : transfert des expertises et des pratiques d'éducation populaire et d'action communautaire autonome

13:30 - 15:30

S’inscrire

10

NOV

La conciliation famille-travail-vie personnelle, ça vaut le coût!

13:30 - 15:30

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17

NOV

La planification stratégique en milieu communautaire

13:30 - 15:30

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08

DéC

La reddition de compte en défense collective des droits : comment répondre aux exigences sans se casser la tête?

13:30 - 15:30

S’inscrire

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