Lorsque vient le temps de planifier les activités de son organisme, il est très important d’avoir un plan afin de savoir où l’on s’en va tout au long de l’année. C’est là qu’entre en jeu l’importance de se doter d’un bon plan d’action.

Pourquoi donc?

Le plan d’action, c’est la boussole qui permet à l’équipe de garder le cap sur ses objectifs à réaliser en cours d’année.

Si le plan stratégique a comme objectif d’effectuer une analyse globale de l’organisation, avec une identification des enjeux et des grandes orientations, donc une planification sur le long terme de trois à 5 ans, le plan d’action, quant à lui, a une portée plus réduite et vise l’actualisation de la mission sur une base annuelle. Il permet de planifier tous les programmes, la vie associative et la gestion au cours de l’année en cours.

Et qu’en est-il plan de travail?

Ce dernier est, quant à lui, une opérationnalisation du plan d’action. Le plan de travail permet de découper le plan d’action en étapes (hebdomadaires, mensuels, trimestriels, etc.) et d’identifier toutes les tâches à faire pour le concrétiser.

Donc, en résumé, si le plan stratégique met de l’avant tout ce qui touche à la mission, les valeurs et la vision à long terme de l’organisme, le plan d’action met en place, chaque année, ce qu’il faut réaliser pour maintenir le cap et le plan de travail, les tâches au quotidien pour le concrétiser.

C’est ce que l’on a appris dans le cadre de l’activité de formation organisée par le Projet Espace communautaire et animée par Alain Deschênes, formateur-accompagnateur au Centre St-Pierre, le 29 avril 2021, il a été possible de distinguer le rôle de chacun et d’en apprendre davantage sur ce qui compose un bon plan d’action.

« On peut imaginer le plan d’action comme un trajet de voyage qui nous aide à garder le cap et nous rappelle l’idée de départ », fait valoir le formateur.

« Un groupe qui évolue sans plan d’action risque, tôt ou tard, d’être à la remorque des évènements, de manquer de cohérence, de dévier de ses objectifs, voire de sa mission ou de tourner en rond »,

Gagner temps et efficacité

En plus de servir de boussole et de guide pour l’action, le plan d’action permet de faire des choix, de déterminer « ce qui est prioritaire vs ce qui est important » et ainsi éviter d’être dans l’urgence et l’improvisation.

La planification permet d’avoir une vision globale de ce qui est à faire et de s’assurer que les objectifs soient atteints d’une façon cohérente.

Bref, bien planifier permet d’avoir de la méthode et de la rigueur afin d’atteindre un rythme optimal.

Si le plan d’action permet de savoir où l’on s’en va, il assure également une plus grande efficacité. Le simple fait de planifier suffisamment une tâche permet de la réaliser plus efficacement et par le fait même, de gagner un temps précieux.

Si effectuer une planification détaillée prend plus de temps, le temps nécessaire à sa réalisation peut être grandement réduit. L’on parle d’un gain de temps avoisinant les 20%.

Donc, en s’assurant de prendre le temps, dans le cadre d’une démarche méthodique, de réfléchir et de décider à l’avance de ce que l’on veut faire, comment on va le faire, quand on va le faire et qui va s’en occuper, cela permettra de gagner en temps et des énergies précieuses et faciliter la cohésion d’équipe.

Comment bâtir un plan d’action?

Un autre rôle joué par le plan d’action, c’est d’être un des éléments du processus d’évaluation continue, où il devient alors un point de référence. En permettant à l’organisation d’actualiser sa mission sur une base annuelle en s’articulant autour des priorités et des perspectives qui émergeront du bilan de l’année précédente.

Alors, comment fait-on ça?

En faisant d’abord le point. Pour bâtir efficacement un plan d’action, il est très important de prendre le temps de faire le tour du jardin. D’évaluer ce qui a été fait par le passé et ce qui devra être fait à l’avenir.

Ainsi, l’on sera ensuite mieux à mesure de déterminer les objectifs, d’établir des stratégies et de fixer des échéanciers. Cela permettra finalement de répartir les tâches et de décider comment se fera le suivi et qui le fera.

Quant à son contenu, le plan devrait intégrer tous, mais vraiment tous, les aspects de l’organisme.

Si, bien entendu, il doit y être question de la vie associative, des communications, de la gestion administrative, des services et des finances, il peut y inclure les partenaires, la gestion du matériel et des bâtiments, les relations gouvernementales, etc.

Le tout devra finalement être décanté en tenant compte d’abord des enjeux et du contexte, des orientations, des objectifs, pour ensuite y établir quels seront les moyens pour y arriver et des actions qui devront être prises.

Et, finalement, l’on détermine les résultats attendus, les indicateurs qui permettra de mesure son avancement dans le plan, et à la toute fin, les ressources qui devront être mobilisées pour y parvenir.

Le tout devant respecter la fameuse logique managériale du SMART essentielle à tout projet, soit Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini.