À qui s’adresse votre rapport annuel? C’est souvent la question embêtante que l’on se pose lorsque l’on rédige et produit le rapport annuel de son organisme d’action communautaire autonome, car bien connaitre son public cible en facilite grandement la rédaction.

Comme le rapport sera présenté et déposé en assemblée générale annuelle, le premier public cible qui nous vient en tête est bien entendu les membres de l’organisation. Si l’on est fier du bilan accompli en cours d’année, l’on a bien hâte d’en informer les membres qui seront les premiers à vouloir connaitre les accomplissements réalisés.

On pourra alors avoir en tête d’en faire un document facile à lire, avec plein de photos représentant les activités réalisées, question de montrer le dynamisme de la permanence et des bénévoles. L’on voudra mettre l’accent sur les bons coups et féliciter sa formidable équipe.

Et là, on se retourne et on se rappelle qu’il sera également lu par les bailleurs de fonds. L’on ne voudra pas juste montrer les bons coups, mais possiblement détailler le plus possible tout, tout, tout, tout tout, mais bien tout ce que l’on a fait en cours d’année. N’est-ce pas?

C’est à ce moment que surviennent les contradictions. La simplicité recherchée pour combler son premier public, les membres, entre en conflit avec le désir d’exhaustivité pour bien informer, voire impressionner les bailleurs de fonds.

Puis, le casse-tête s’alourdit lorsque l’on veut ensuite tenir compte d’autres publics cibles. Pour l’équipe de direction et le conseil d’administration, ce sera un document qui servira d’outil mémoriel du travail accompli et d’outils de réflexion pour l’avenir. Quant aux partenaires, au grand public, ou même aux journalistes, l’on voudra un outil simplifié qui permettra de faire la promotion de l’organisation.

L’on a alors l’impression de se lancer dans toutes les directions, et être, en fin de compte, incapable de rédiger un document qui saura plaire à tous, sans qu’il soit lourd et ardu à lire.

Alors, que faire?

Simple, c’est mieux!

La première règle est de se rappeler : faire simple et court est toujours la meilleure façon de procéder.

Un document trop volumineux et lourdement écrit avec abondance de détails rebutera la très grande majorité des lecteurs potentiels et votre rapport restera sur des tablettes à ramasser la poussière.

Une erreur fréquente est de trop détailler les gestes posés en cours d’année et de dresser des listes à n’en plus finir. Si votre bilan ressemble à une liste d’épicerie, il faudra revoir la façon de le dresser.

Si votre but est de faire bonne impression, tout en brossant un portrait réaliste de votre année, les tableaux de synthèse sont une bien meilleure avenue à explorer.

Au lieu de faire un listage de toutes les activités que vous avez organisées avec dates et lieux, ou encore toutes les réunions où vous avez représenté votre organisme, en faire une synthèse qui affirme que l’on a réalisé tant de fois tel type d’activité, ou le nombre de fois que l’on a fait de la représentation, suffira amplement.

Ce que la plupart des lecteurs des publics cibles veulent, c’est une vue d’ensemble de l’identité de votre organisme, savoir quelle est sa mission et comment globalement cette dernière est réalisée au quotidien. Dans la plupart des cas, un document d’une quinzaine de pages suffira amplement. Si les gens veulent plus de détails, ils pourront vous contacter directement et vous aurez alors tout le loisir de de répondre à leurs questions.

Complet et concis

Bien organiser les éléments du rapport dans une suite logique où tout le s’y retrouve facilement est également à privilégier.

En guise d’introduction, l’on y présente généralement un ou des mots de la présidence, de la coordination et de l’équipe. Ces mots se veulent comme une synthèse ou un résumé de l’année accomplie et du rapport annuel.

S’en suit une section qui permet de bien exposer son organisme. L’on y retrouve une description générale de l’organisation, un petit historique pour situer les gens dans le temps, ainsi que la mission et les valeurs véhiculées. Ajouter un organigramme pour décrire visuellement comment est structuré votre organisme n’est pas une mauvaise idée. Comme ça, les membres et les gens à l’extérieur de l’organisme sauront en un seul regard qui fait quoi et qui est responsable de quoi. L’on y retrouve les membres du CA, l’équipe de la permanence et les bénévoles.

Dans une autre section, l’on pourra y retrouver tout ce qui touche à l’identité de l’organisme : le type d’approche privilégiée dans ses activités et/ou services, les groupes ciblés, le territoire couvert, etc.

Et finalement, l’on présentera le cœur du rapport avec le bilan d’activités. L’on y retrouvera une description de sa vie associative, un court bilan des représentations effectuées et des partenariats conclus. Suivront les activités par volet, les services offerts, en prenant soin de présenter les objectifs, les groupes cibles, les résultats et les défis rencontrés.

L’on y présentera une évaluation, en fonction du plan d’action de l’année, des principaux résultats et/ou changements obtenus. Le tout se terminant par une réflexion sur les perspectives de l’année à venir.

Critères d’évaluation

En terminant, si l’on veut être en mesure de juger par soi-même de la qualité de son rapport annuel, voici les critères de qualité à atteindre :

‰- Complet, mais concis

‰ – Facilement lisible par tous

‰ – Bien écrit

‰ – Précis

‰ – Transparent

‰ – Équilibré entre le quantitatif et le qualitatif

‰ – Attractif visuellement

‰ – Qui vous rassemble et vous ressemble!

Bonne rédaction!