Dans le feu de l’action et face à la charge de travail qui doit être accomplie en cours d’année, il arrive souvent que l’évaluation du travail des membres de la permanence passe à la trappe faute de temps.

N’est-ce pas?

Et c’est généralement encore plus vrai lorsqu’il n’y a pas de situation problématique au sein du personnel.

Il est alors facile de se dire : « Tout va bien dans mon équipe. On a l’habitude de faire des ajustements au besoin en cours d’année. Pas besoin de faire de grosse évaluation. »

Vrai?

Vous n’êtes pas les seuls. Il est fréquent que les organismes n’évaluent les membres de leur personnel que lorsque ça va moins bien. Quand il y a un problème à régler auprès d’un ou plusieurs membres de l’équipe, voire une crise au sein de l’organisation.

Prévenir les problèmes plutôt que les subir

C’est une erreur de voir l’évaluation du personnel uniquement comme un outil de résolution de problèmes. Bien au contraire, pratiquer une évaluation annuelle ou bisannuelle se veut plutôt un outil de prévention de problèmes. Cela permet d’agir en amont et de s’assurer que chacun et chacune apprécient leur travail et sente que leur contribution est appréciée par les autres membres de l’équipe et l’organisation.

Bref, évaluer le personnel, cela permet de faire le point au niveau des ressources humaines au sein de l’organisme et de mesurer le niveau d’appréciation de la contribution, tant du point de vue du personnel que de l’organisation

En prenant le temps d’identifier les aspects positifs du travail et les réalisations de la personne occupant une fonction donnée, cela donne à chaque personne l’occasion d’apprécier son propre travail; de souligner les bons coups, puis d’identifier les problèmes et les obstacles rencontrés en cours d’année, pour ensuite être en mesure d’en tirer des leçons et trouver des solutions.

Par la suite, une définition des objectifs réalisables au cours de la prochaine année pourra être faite, ce qui permettra de donner davantage de sens à l’engagement des membres de l’équipe envers la mission de l’organisme.

Est-ce que ça a du sens?

Et pour l’employé, quel est l’avantage me direz-vous?

Bien, une telle évaluation de la contribution lui permet de connaître la perception du gestionnaire, du responsable, ou du comité au sujet de ses forces et de ses points améliorer. Cela lui permet de partager ses attentes avec son gestionnaire et savoir s’il satisfait ses attentes.

Ce sera une très bonne occasion de faire part de ce qui le satisfait dans son travail et son implication, d’exprimer ses besoins ou ses inconforts.

Et plus encore, cela permet d’établir avec les gestionnaires des objectifs d’apprentissage s’il y a lieu, des formations à obtenir, tout en discutant d’un échéancier et des moyens pour y arriver.

En résumé, cela offre une occasion privilégiée d’obtenir une rencontre d’échange élargie afin d’avoir une vision partagée du pourquoi d’un processus d’appréciation et du comment. Donc, une évaluation de l’appréciation de la contribution, cela permet de reconnaitre la contribution de la personne à l’atteinte de la mission et des objectifs de l’organisme.

Convaincus?

Si c’est le cas, la prochaine question est bien évidemment : « Comment met-on ça en place au sein de notre organisme? »

Les étapes de mise en place du processus d’évaluation

Le processus est relativement simple.

Première étape : on se préoccupe du « pourquoi ».

Pour se faire, l’on créera un comité responsable d’élaborer et d’assurer l’implantation d’une politique d’évaluation de l’appréciation de la contribution et impliquer les personnes concernées par cette évaluation pour l’élaboration de la grille.

Cette première étape aura comme but de déterminer la philosophie et les objectifs de l’appréciation de la contribution.

Un truc important à retenir : aller à l’essentiel. Il est important d’éviter les grilles d’évaluation trop lourdes ou trop pointues qui sont surchargées d’objectifs.

Deuxième étape : déterminer les « quoi ».

À cette étape, l’on détermine quels sont les objets de l’évaluation. En d’autres mots, ce sont les éléments sur lesquels portera l’évaluation. Il pourra être question des objectifs fixés l’année précédente et les résultats à atteindre, des mandats et les tâches à accomplir (description du poste). Et finalement, les savoirs, savoir-faire, savoir-être communs et spécifiques à chacun des postes.

Troisième étape : l’on vise les « qui ».

C’est là que l’on se demande : qui sont les personnes à évaluer? Qui vise-t-on par cette évaluation?

Il peut être question des personnes salariées permanentes, en période d’essai, les personnes contractuelles, les temporaires, les gestionnaires. Cela peut s’étendre jusqu’aux bénévoles, membres du conseil d’administration, etc.

Quatrième étape : l’on est alors rendu au « par qui ».

C’est l’étape de la distribution des tâches. Qui développera les outils ? Qui seront les personnes qui évalueront ? Une personne, deux personnes, un comité? À vous de décider.

Cinquième étape : c’est le temps d’établir le « quand ».

Quelle fréquence sera-t-il nécessaire ou souhaitée? Quel est le meilleur moment de l’année pour tenir l’exercice? Elle se fait à tour de rôle, ou à la date anniversaire de l’embauche? Tout le monde en même temps ou dans des périodes différentes selon les postes? Les possibilités sont aussi diversifiées que vos besoins le seront.

Sixième étape : on est rendu au « comment ».

Étape un peu plus laborieuse, c’est là que l’on détermine le processus d’évaluation et quels sont les modalités et les instruments qui seront utilisés pour évaluer le travail.

Voici quelques suggestions :

• Grilles d’observation ou d’évaluation des activités
• Grilles d’évaluation par les pairs, les partenaires, les membres du conseil d’administration (évaluation 360o)
• Grille d’appréciation complétée par la personne gestionnaire/comité
• Grille d’auto-appréciation complétée par la personne
• Rencontre

« Comment choisit-on et créé-t-on les critères d’évaluations pour notre grille? » direz-vous?

Important à retenir : un critère d’évaluation est un élément auquel on se réfère pour émettre une appréciation. On s’attarde aux éléments importants du travail effectué, principalement ceux qui touchent et influencent la réalisation de la mission. Ce sont les éléments correspondant aux mandats, aux responsabilités et aux tâches énoncés dans la description du poste.

L’on pourra aussi déterminer les exigences du poste en termes de savoirs, savoir-faire et savoir-être.

Septième et dernière étape : « les suites ».

Il ne faudra pas oublier de déterminer comment l’on donnera suite à tout ce processus.

Une fois le processus d’évaluation terminé, devrait-il y avoir une phase d’évaluation du processus ? Quels sont les suivis à faire ? Y a-t-il du perfectionnement personnel et collectif, de la formation continue, du coaching, de l’encadrement à offrir? Ou encore, y a-t-il des mesures disciplinaires à entreprendre?

Et bien entendu, quels seront les délais pour ce suivi?

Voilà en gros les raisons et les étapes visant à effectuer une évaluation du personnel et des contributions qui soient favorables autant à l’employeur qu’aux employés.

Partant-es pour mettre tout ça en place au sein de votre organisation?